香港联交所上市监管及规则执行通讯：关于上市公司董事职责的“常见误解”

2025年11月，香港联合交易所有限公司（联交所）发布了《上市监管及规则执行通讯》第13期，阐述了联交所所指的关于董事职责及其他企业管治事宜的“常见误解”。该通讯援引了近期的联交所纪律个案、香港法院判决以及《香港联合交易所有限公司证券上市规则》（《上市规则》），在六个关键领域阐明了董事的义务与责任：职责转授、依赖专业意见、商业利益与遵守《上市规则》的对照、独立非执行董事在维持内部监控方面的角色、经股东投票罢免的董事不得获重新委任，以及公司秘书作为良好企业管治的把关者。

联交所强调，董事对于制定在香港联交所上市的公司的管治框架和战略方向至关重要。对董事职责的误解可能为董事及联交所上市公司带来重大的法律、监管及财务后果。该指引郑重提醒董事其根据香港法律与《上市规则》所负有的持续责任。

联交所上市公司董事职责的转授

联交所阐明了一个常见误解，即认为转授职责即可免除董事的责任。董事有时辩称，既然某项工作或责任已转授他人，而获委派人士又未就任何问题向他们发出警示，他们根本无法防止或发现联交所上市公司违反《上市规则》或蒙受资产损失。

联交所确认，虽然转授或分工是允许的，但董事仍保留一项核心的、不可转授的责任，即在履行董事职责时以合理的技能、谨慎和勤勉行事。董事应：

• 确保转授职责是合理的，特别应考虑获委派人士在该事项方面的知识和能力；及
• 在转授职责后，积极监督所转授职能的履行情况，包括持续充分了解转授事宜，并且若发现任何欠妥事宜须立即跟进。

遵守联交所《上市规则》

在遵守《上市规则》方面，对于进行证券交易的联交所上市公司，董事应确保交易活动的详情及进展被定期和及时地向董事会上报，以确认和遵守《上市规则》的规定。为此，董事应：

• 确保获委派进行操作的人士熟悉《上市规则》，特别是关于须予公布的交易的规定；及
• 制定充分和具体的内部监控和程序，尤其是以防止及发现不合规行为。

更广泛而言，当公司秘书获授予处理联交所上市公司的合规事宜时，董事应采取足够行动监察和跟进相关事宜，以确保公司秘书将妥善履行获授予的职责。若董事未能采取足够行动，而公司秘书又未能按照授权促使联交所上市公司遵守《上市规则》，则至少应受到公开谴责。此原则应用于联交所2025年11月的新闻稿中。

保障联交所上市公司的资产

对于从事放债业务的联交所上市公司，董事应尽量降低因借款人未能偿还贷款和利息而可能造成金钱或减值亏损的可能性。在将日常营运转授予特定人士时，董事应（包括但不限于）：

• 确保公司设有足够和具体的内部监控及程序，例如关于 (i) 尽职审查；(ii) 信贷风险及担保是否充足的评估（包括为确保其可执行性而采取的措施）；及 (iii) 于授出贷款时及于贷款期内持续评估贷款条款及延长贷款的合理性等；及
• 维持对业务营运的充分监督，例如（包括）取得及审阅定期更新的数据（营运和财务上），并及时于董事会会议上上报及讨论他们注意到的问题。

如联交所2025年10月8日新闻稿所述，过往曾有董事因未能履行这些职责而被施加董事不适合性声明（DUS）。

同样，若联交所上市公司将其持有的合营企业的营运转授予合伙人，董事仍有义务积极跟进并对合营企业的业务和事务给予充分监督。过度依赖合伙人可能产生一个助长违规行为的环境，进而导致合营企业资产的损失。香港法院已有先例对未能履行有关责任的董事发出取消董事资格令，如联交所2021年5月26日新闻稿及2025年1月27日原讼法庭判决 [2025] HKCFI 466所引用。

危险讯号的处理

联交所强调了一些案例，在这些案例中，若董事能够就违规行为的危险讯号及时采取充分行动，联交所上市公司本可以避免（或不再进一步）提供未经授权或其他违规的财务资助；在财务报表或其他刊物中作错误陈述；或作出规避《上市规则》及内部监控的行为。

一旦察觉危险讯号，董事应立即将相关事项上报董事会，而董事会则应及时地：

• 作出充分查询以查明事实，而不是未经查证就全盘接纳涉嫌违规者的表面陈述；
• 采取行动防止违规行为发生或再次发生（例如召开董事会会议以制定行动方案及／或寻求专业意见）。单是指示涉嫌违规者不要重复违规，而没有采取积极措施以阻止这些行为再次发生（例如撤销容许他们如此行事的权力）显然并不足够；及
• 调查违规行为如何发生，检视联交所上市公司的风险管理和内部监控措施可有缺失，并作出补救。

此观点获香港法院在其2020年5月7日的判决 [2020] HKCFI 675中认可。

独立判断

联交所强调，每名董事必须自行独立判断那些需要其批准的交易是否符合联交所上市公司的利益及《上市规则》。一名董事仅仅依赖另一董事或管理层成员先前的审批而例行公事地做出批准决定，显然是疏忽职守的行为，并可能导致被施加董事不适合性声明，如联交所2024年9月10日新闻稿所应用。

联交所上市公司对专业意见的依赖

联交所阐明的另一个常见误解是，认为董事若按专业顾问的意见行事，便不能被追究任何由此产生的问题。

联交所确认，采纳专业意见必须有合理基础。董事须自行判断这些意见是否可靠和充足（例如委聘范围以及顾问是否具备所需的专业知识、能力和资源），且按这些意见行事前，须抱有适当的怀疑态度和运用常识，作出适当查询。

在联交所强调的一个案例中，曾有董事受到制裁，因为他们未有质疑地依赖专业估值师的土地估值，并将其列入联交所上市公司的财务报表，尽管发现该估值意味着土地价值于短短六个月内飙升七倍。有关增幅最终被证实为并无根据，因此相关财务报表严重不正确、不准确及具误导成分。

有关董事被裁定未有履行董事职责，因为他们没有：

• 向估值师作出适当查询（例如查询所采纳的假设、估值方法及用作比较的数据）以证明估值大幅跃升的合理性；及／或
• 于刊发财务报表前就大幅增值是否合理咨询联交所上市公司的核数师或其他专业顾问。

此案例引用自联交所2024年7月8日的新闻稿。

商业利益与遵守《上市规则》的对照

联交所阐明了当商业利益与监管合规两者有冲突时，对董事试图以商业考虑为由合理化违反《上市规则》合规的行为的处理结果。

联交所明确表示，商业原因不能凌驾于遵守《上市规则》的责任之上；《上市规则》旨在维持有秩序、信息灵通和公平的证券市场，并保障股东及其他公众投资者。公然或罔顾后果地漠视《上市规则》的规定将招致《上市规则》下最严厉的制裁。

以下案例引发了对相关董事是否适合担任该职务的疑虑：

• 一名董事促使联交所上市公司在不遵守《上市规则》的情况下执行非常重大的出售事项。尽管其坚称出售事项会带来商业利益，包括声称可能使该联交所上市公司在俄罗斯面临的制裁风险降至最低，以及得到较目标公司公平价值高出30%的溢价，但其行为并不正当。此原则应用于联交所2025年9月15日的新闻稿中。
• 迫切的资金需求被认为不足以合理化董事促使联交所上市公司在不遵守《规则》的情况下处置资产的行为，如联交所2025年3月6日新闻稿所引用。

联交所上市公司独立非执行董事在内部监控方面的角色

联交所已阐明独立非执行董事在内部监控方面的义务。为了否认对违规行为的责任，一些独立非执行董事辩称：

• 他们对违规行为甚至联交所上市公司的实际运作并不知情；及
• 他们有权依赖管理层进行或监察现有内部监控及程序的运作。

他们也辩称，在管理层凌驾于内部监控之上的情况下，即使内部监控措施足够，发生违规行为仍属无可避免。

联交所确认，董事（执行及非执行）以应有技能、谨慎和勤勉行事的责任相同，亦有相同的受信责任，并必须积极参与联交所上市公司的业务运营和事务。独立非执行董事通常是审核委员会的成员（《上市规则》规定委员会须由独立非执行董事担任主席），而委员会的首要职责是监察及确保管理层建立及维持足够有效的内部监控系统。

在一个案例中，独立非执行董事（亦为审核委员会成员）被认为未能就发行人的首席营运总监及财务总监所进行的交易及安排建立和维持有效的内部监控，而两者对该集团的管理及资金拥有巨大的控制权（包括在未经董事批准或知悉的情况下提供贷款和垫款）。独立非执行董事亦无促使首席营运总监及财务总监就《上市规则》接受定期和足够的培训。这导致该联交所上市公司提供的贷款产生重大减值亏损。此案例引用自联交所2020年5月13日的纪律行动声明及2020年5月7日原讼法庭判决 [2020] HKCFI675。

在另一个案例中，独立非执行董事被认为未能确保在联交所上市公司开展新收购的放债业务之前或之时设立足够的内部监控。仅设有一般的内部监控政策不足以证明独立非执行董事已妥善地履行其董事职责，尤其是当该内部监控政策并不足够。即使管理层在放债业务方面有丰富经验，亦不代表独立非执行董事不用行使独立判断和监督董事会的行为以履行职责。此案例引用自联交所2023年12月4日的新闻稿及2023年11月27日原讼法庭判决 [2023] HKCFI 2932。

经股东投票罢免的联交所上市公司董事不得获重新委任

董事在企业管治方面担当着重要的角色，因此委任董事时必须严格遵守公司组织章程文件及适用法律。一般而言，虽说董事会可在组织章程文件允许的范围内委任额外董事或填补临时空缺，但委任董事的权力主要由股东行使，确保股东作为最终拥有人保留对公司管理者的控制权。

联交所观察到在个别个案中，当某董事的委任在股东大会上被否决后，上市联交所上市公司的董事会在否决后短期内重新委任了同一名人士为董事。有关行为令人严重质疑该重新委任是否违背有效通过的决议案，并是否符合组织章程文件及相关法规。

联交所提醒联交所上市公司，股东决议具有约束力。尊重股东的决定对维持管治中的透明度、问责制度及信任至关重要。任何蓄意无视股东表决结果或未有纠正不当地重新委任董事的行为，都会令人质疑相关董事是否未有履行诚信责任。

联交所上市公司之公司秘书为良好企业管治的把关者

公司秘书是联交所上市公司的重要行政人员，负责的职能涵盖范围甚广。公司秘书的职能不止于一般行政工作，还涉及相关具名公司秘书的个人职责，需要行使个人判断及具备监管知识。公司秘书亦直接对董事会及持份者承担责任，包括确保遵守《上市规则》及推动高水平的企业管治标准。《主板上市规则》附录C1第C.6段 /《创业板上市规则》附录C1第C.6段阐明了公司秘书的角色，而联交所的《董事会及董事企业管治指引》则载列了对公司秘书职能的非详尽清单。

近期，在某些个案中，联交所对担任公司秘书的相关个别人士是否适任此重要职务存疑。

情况1：出任多项委任

根据香港公司治理公会的指引，建议每名人士应同时出任不多于六家联交所上市公司的具名公司秘书，以确保其能妥善履行预期的监管职责。详见香港公司治理公会于2018年3月刊发的《公司秘书委任指引》。

在本年度，联交所注意到，在某一时刻，超过500家联交所上市公司同聘用了48名公司秘书，每名人士同时出任多家联交所上市公司的公司秘书，数量由七家到某一个案超过40家委任不等。

这情况不仅违反了香港公司治理公会的指引，亦可能令人质疑该等公司秘书能否为其在每家上市公司的职务投入足够时间，以掌握每项任命所涉及的日常事务相关知识。《主板上市规则》附录C1第C.6.1段 /《创业板上市规则》附录C1第C.6.1段要求公司秘书须为对联交所上市公司的事务有日常知识的个别人士。基于公司秘书的职务属个人性质，某些行政职能可转授予他人并不意味着个人责任也可以转授。

在上述情况下，联交所促请联交所上市公司及公司秘书候选人考虑（其中包括）：

• 就公司秘书候选人而言，其本身（i）是否有足够时间出任其他额外的公司秘书职务，及是（ii）否有以书面向所有相关联交所上市公司披露其所有职务的完整详情；以及
• 就联交所上市公司而言，已同时出任多个公司秘书职务的公司秘书候选人是否仍可妥为履行其职责。

情况2：合约不得限制责任

公司秘书须根据《主板上市规则》第3.28条 / 《创业板上市规则》第5.14条具备能证明其熟悉《规则》的专业资格或经验。

实际操作上，不少联交所上市公司都会委任曾担任相关职务一段时间且熟悉上市公司业务和事务的管理层成员为公司秘书。若该管理层成员不具备《上市规则》所规定的资格或相关经验，联交所上市公司便会再另外外聘合资格人士从旁协助。在此情况下，联交所可能会因应个别具体情况给予豁免，允许联交所上市公司委任没有所需资格人士出任公司秘书，前提是必须另外安排委任合资格人士为联席公司秘书。

在近期一个获得豁免的个案中，某位因具备所需资格及专业知识而被委任为联席公司秘书的有关人士，在与联交所上市公司拟的服务合约中免除其《上市规则》合规责任。后来发现某些违反《上市规则》的情况时，该联席公司秘书（获委任后一直保持被动）以合约安排为由而否认责任。

联交所强调：

• 根据《上市规则》，获委任为具名公司秘书的人士不论与联交所上市公司订立了任何形式的服务协议，其本身任何时候都必须履行其作为公司秘书的责任。
• 联交所上市公司不得透过合约安排免除或限制公司秘书在《上市规则》下的责任。

联交所上市公司董事职责结论

2025年11月的联交所上市监管及规则执行通讯，就关于董事职责及企业管治事宜的常见误解提供了重要指引。通讯强调，董事不能通过转授职责、依赖专业意见或商业理由来推卸其基本责任。无论是执行董事还是非执行董事，都必须进行积极监督、独立判断并维持稳健的内部监控。

通讯亦阐述了关键的企业管治问题，包括股东决议对董事委任的约束力，以及公司秘书作为把关者的关键角色。联交所明确表示，必须尊重股东投票结果，并且公司秘书对其职责负有个人责任，无论其合约安排或同时担任的委任数量如何。

通讯中引用的纪律个案和法院判决显示，联交所愿意在董事和公司秘书未能履行其义务时施加重大制裁，包括公开谴责、董事不适合性声明和取消董事资格令。联交所上市公司、其董事及公司秘书应仔细审阅该指引，并确保设有适当的管治结构和程序，以遵守其在《上市规则》和香港法律下的责任。

过往的纪律处分决定不构成具约束力的先例，每宗个案都因应其事实和情况而厘定。然而，该指引为联交所对董事职责和企业管治标准的监管期望和执法方针提供了宝贵的见解。