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董事会及董事指引

2018年07月,香港交易所刊发了《董事会及董事指引》,旨在为董事会及董事提供实务建议以及列出对董事的某些期望。该指引涵盖下列6个方面:(i)董事职责及董事会效能;(ii)董事委员会角色与职能;(iii)董事会成员多元化及政策;(iv)风险管理及内部监控;(v)公司秘书;及(vi)采用不同投票权架构的发行人的企业管治。

董事责任及董事会效能

发行人董事会的职责包括:

  1. 引导、指引及监察发行人的事务,以利便发行人长远取得成功;

  2. 制定战略目标,适当关注价值创造及风险管理;

  3. 确保透明度,即在年报中做出恰当及充分的汇报(包括财务报表,企业管治,环境,社会及管治),披露董事会的常规(例如董事委员会的职权范围)和政策(例如股东传讯,酬金,提名,股息及多元化等方面的政策);

  4. 问责-董事对其作为/不作为负责,并在适当时于决策过程中考虑到股东/权益人的意见;及

  5. 确保资源充足,员工资历及经验符合要求,尤其是发行人会计,内部审核及财务汇报职能方面。

所有董事

所有董事(不论其身份是执行董事,非执行董事或独立非执行董事),均须承担法规(《公司条例》(香港法例第622章)第465条)及《上市规则》下相同的法律责任:即须按诚信及真诚行事,务必以发行人的整体利益为本,避免出现实际及潜在的利益及职责冲突。不过,执行董事,非执行董事及独立非执行董事的职责及职能不尽相同。

在接受董事任命前,有关人士应拨出时间了解发行人,以便一旦接受董事任命,能立即对董事会作出有价值的贡献。例如参观业务经营场所,与各层人员对话,视察若干主要项目,及了解发行人的战略及竞争性质。

每位新董事应进行入职培训。所有董事均有责任时刻掌握法律、法规及业内的最新发展。发行人应出资为董事提供切合个别需要的培训计划。

董事应明白他们不被期望成为万事通的专家。但是对于董事会会议上讨论的事宜,他们应有全面的了解。对于董事会会议上将会讨论的事宜,董事可以向高级管理层索取进一步资料及/或文件。董事可以向公司秘书或外聘专业顾问(律师、会计师或财务顾问)寻求帮助,费用由发行人承担。不过,董事应进行充分的尽职调查而不是完全依赖专业顾问或其他专家。

董事及高级管理层同样有责任确保董事会获得足够资料,足可充分了解相关交易或事务。高级管理层应向董事提供文件摘要,助董事尽速发现任何潜在的问题。高级管理层可能向董事提供的资料可包括董事会文件,背景资料,披露文件,具体项目预算,预测及每月财务状况更新。

因未能履行职务及职责而面临纪律程序的董事不可以发行人未有提供充分资料或其不理解相关交易作为辩解理由。

执行董事

执行董事管理发行人的日常业务运作。执行董事应确保管理层对董事会负责及最终对股东负责。执行董事应聆听非执行董事及独立非执行董事的意见,并与他们紧密合作。

非执行董事及独立非执行董事

非执行董事不是发行人管理层成员,亦不视为独立于发行人。独立非执行董事根据《上市规则》被视为独立董事。非执行董事及独立非执行董事同样应时刻知悉发行人业务的最新发展,参与制定董事会的战略目标,亦应监察发行人在实现企业目的及目标的表现,并监督相关汇报。

有一些案例中,部分独立非执行董事在上市申请的后期才被委任。这些独立非执行董事可能在公司上市前没有足够的时间对申请人的事务及其作为上市发行人董事的职责有充分的了解。交易所建议新上市申请人在上市前至少两个月委聘独立非执行董事。

非执行董事及独立非执行董事应:

  1. 在考虑策略,政策,公司表现,问责性,资源,主要委任及操守准则等事宜上,提供独立意见;
  2. 在出现潜在利益冲突时发挥牵头引导作用;
  3. (应请求)担任审核,薪酬,提名及其他管治委员会成员;及
  4. 对董事会会议作出有效贡献。

独立非执行董事可能并非是业内人士或专家,但却可能具备其他方面的绩效及经验(例如法律、会计、房地产或资讯科技),有助强化董事会成员在技巧,经验及多元化观点方面的组合。

独立非执行董事的时间投入

独立非执行董事应投入充分的的时间履行职责,且不应贸然接受独立非执行董事的任命,除非肯定自己可投入足够的时间及精力。

董事委员会角色与职能

董事会有责任履行企业管治职责,但可以将有关责任授予董事委员会——提名,审核及薪酬委员会。审核及薪酬委员会的主席均必须为独立非执行董事,而提名委员会主席可由董事会主席或独立非执行董事出任。三个委员会的大多数成员必须或应该为独立非执行董事。市场对该等委员会的期望日高,希望其能进一步为董事会提供建议,履行董事会的企业管治责任。

董事会主席及各董事委员会的主席应出席股东大会回答股东问题,若董事会主席或董事委员会的主席未有出席股东大会,发行人应提供真实及合理的解释。

提名委员会

提名委员会的主要职责是招聘董事会成员。提名委员会必须按发行人的策略及目标,评估董事会成员的最佳组合。例如许多发行人希望发展创新科技,但董事会成员内没有相关方面的专家。提名委员会还检视董事会整体而言所具备的的技能,再看其相对于发行人的业务现状,或会遭遇的困难又或有意利用的机遇而言是否匹配。

发行人应就辨识适合担任董事人选的过程制定政策。甄选过程应透明,公正及符合发行人的多元化政策,从董事会圈子以外的不同人选中物色合适人选。发行人宜尽可能在董事甄选过程一开始就列出新董事需具备的技巧、观点角度及经验。

提名委员会应开会审议董事会的工作表现,而不应只为审议特定董事任命才召开会议。提名委员会可以将发行人董事会与香港其他业内已上市发行人的董事会作比较。提名委员会需要定期更新董事会成员,避免出现个别成员长期「盘踞」的现象,并令董事会能吸引新的思维。此外,提名委员会亦须考虑继任计划,以确保发行人的长远成功。

审核委员会

审核委员会负责与发行人的外聘核数师维持适当的关系,以及监察发行人财务报表,年度及中期报告及账目的完整性,检讨风险管理及内部监控。审核委员会亦有责任确保发行人内部审核功能有适当地位,并拥有足够资源。「有足够资源」指处理相关工作的雇员具备合适资历、经验、操守及独立思维。审核委员会亦应检讨及监察该项功能的成效。

管理层应与审核委员会通力合作,并向审核委员会提供足够资料及合理资源便于审核委员会履行其职权范围内的职责及职能。审核委员会须积极主动了解发行人事务,调查哪里有潜在危险讯号。管理层应与审计委员会保持沟通,每年与审计委员会及核数师详谈两次,解释关键的会计估量数字背后所涉及主要假设的判断。

根据《企业管治守则》规定,发行人须在《企业管治报告》中就董事会在外聘核数师甄选、委任、辞任或罢免事宜上与审核委员会的不同意见给予解释。

审核委员会应每年检视外聘核数师的独立性。若外聘核数师同时亦提供非审计服务,则审核委员会应考虑以下事项:

  1. 有关非审计服务的性质;
  2. 是否设有预防措施,可确保外聘核数师的审计工作的客观性及独立性不会受到威胁;
  3. 财政年度内支付予外聘核数师的总费用,以及当中审计与非审计服务的费用明细。

此外,审核委员会亦应监察管理层落实任何关键的财务报告新准则的进度,并时刻关注有关财务报告的税务法律及监管规定的最新发展。

薪酬委员会

薪酬委员会的主要职责在于协助董事会,就董事会及高级管理层的薪酬提供建议。薪酬委员会应就董事的薪酬制定策略及政策,及拟定落实有关政策的正规及透明程序,以助发行人激励、挽留及吸纳最优秀的人才,为股东创造最大价值。

薪酬委员会应考虑薪酬的各个方面,包括:

  1. 可资比较的发行人所支付的薪酬、时间投入及职责、及集团内的雇佣条件;
  2. 董事及高级管理层的委任及终止职务条款,确保条款内容公允;及
  3. 因董事行为失当而解雇或罢免有关董事所涉及的赔偿安排,确保有关赔偿安排合理适当。

若董事会决议通过的薪酬或酬金安排为薪酬委员会不同意者,董事会应在下一份《企业管治报告》中披露其通过该项决议的原因。

董事会成员多元化及政策

董事会成员多元化

董事会如拥有符合发行人的战略及目标的董事(该等董事拥有才能及多元观点与角度)则会更为卓越的表现。

董事会(在提名委员会的协助下)应评估有关人选可为董事会带来的何样技巧、经验及多元化观点与角度,以及其可为董事会作出怎样的贡献。

性别多元化

性别多元化对于许多权益人而言尤为重要。但是,需要注意的是多元化不单是指性别。

性别及其他方面的多元化便于董事会理解其客户及权益人的需求,有助于提高发行人财务表现、提升董事会效率及加强风险管理。香港的董事会女性比例方面落后于其他主要市场,约有三分之一发行人董事会中一位女性也没有。

发行人提名董事过程中对成员多元化(包括性别)方面的考虑应更具透明度。发行人应遵守一项新的强制性规定,在《企业管治报告》中披露该年度采用的董事提名政策。

风险管理及内部监控

高效的风险管理及内部监控系统之所以重要,不仅在于其能确保符合监管规定,还因为其关系到更好的财务表现。

董事会及管理层的角色

董事会有责任辨识及控制风险。董事会讨论发行人长期战略目标时亦应处理内部监控事宜,包括发行人的风险承受能力、风险回报权衡、风险管理及内部监控系统等。董事会订立发行人的宏观基调,在厘定和发展发行人的风险文化方面起重要作用。

管理层负责执行及落实(包括设计及监察)董事会的风险管理政策及程序,并向董事会确认该等政策及程序的成效。

风险管理政策及程序

发行人应制定正式书面记录的风险管理政策及程序,并由高级管理层及董事会批准通过。另外,发行人应制定审核计划,检讨内部监控系统,处理已辨识风险。发行人应测试该等系统的成效,包括针对须予公布交易及关连交易进行全面检查。根据发行人的定论,纠正任何疏漏。

风险识别

香港交易所在该指引中列出一些建议,以协助发行人更好地识别风险:

  1. 分析发行人业务中可能产生的潜在内部及外部风险来源,例如网络风险或劳工风险;
  2. 透过发行人管理层内部讨论,确定潜在风险的优先次序;
  3. 制定风险记录表,记录发行人所面对的一切风险,载列或会阻碍发行人实现其战略目标的风险,并应定期(至少一年一次)检视及更新;及
  4. 将有关风险制成「冷热图」形式的矩阵,列出发行人面对的10至20项大风险,董事会可按此考虑及检讨能降低该等风险的内部监控系统。

适当的处理风险方法

发行人应确保过度关注消除风险和对风险充分关注之间取得充分的平衡(例如仅将风险管理视为合规问题)

发行人应在《企业管治报告》中就董事会对发行人风险管理及内部监控所作的年度检讨作出充分披露。

公司秘书

选任公司秘书

发行人应根据业务规模和复杂程度,考虑公司秘书人选是否具有适当的资格和足够的资历。

职责及职能

公司秘书为企业管治及其他监管合规事宜的主要顾问,须时刻掌握适用于所任职发行人的监管及法律的最新资讯。为履行职责,公司秘书应:

  1. 帮助发行人建立及维持稳健及有效的企业管治框架,尤其是制定一套风险管理及内部监控系统,以确保合规;
  2. 知悉可能或会影响到发行人业务及经营的法律及法规的发展;
  3. 积极主动,考虑可能会发生的事宜,并向董事会提供建议;
  4. 确保董事会接受持续培训,了解适用于其业务发展及需要的最新监管动态;及
  5. 在决策过程中向董事会及高级管理层提供合规建议。

公司秘书是下列各方之间一个重要的沟通渠道:

  1. 董事会与高级管理层-公司秘书将高级管理层提供的资料告知行政总裁及董事会(包括独立非执行董事),以及向高级管理层传达董事会的决策;
  2. 发行人与股东-透过电子邮件或举行股东周年大会,公司秘书确保发行人与股东之间有良好的沟通;及
  3. 发行人与监管机构(如交易所)-若发行人收到监管机构的查询,公司秘书应与董事会及高级管理层合作,协助发行人及时回复监管机构。

外聘服务提供商

董事会若外聘专业人士或服务提供商担任公司秘书的职务,必须确保其有足够资源可密切关注发行人的日常事务,有能力妥善履行公司秘书职责。

若发行人外聘服务提供商出任公司秘书,其应采取适当措施降低下列因素可能引起的问题:

  1. 外聘的服务提供商可能缺乏对发行人日常事务的了解;
  2. 沟通上或会出现的延时,尤其在处理时间性较强的事宜时(例如交易所向发行人查询可能属于股价敏感的市场传言);及
  3. 有些外聘服务提供商会同时担任多家上市发行人的公司秘书-发行人应考虑这些服务提供商是否有足够时间处理发行人的事务。

发行人若外聘服务提供商,应委派一名高级行政人员作为联络人与该服务提供商紧密联系。

有关更多指引,香港交易所推荐参阅香港特许秘书公会于2018年03月刊发的《香港特许秘书公会成员公司秘书委任指引-香港上市发行人指定公司秘书委任的优良规范》

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